설득하는 보고서 작성법

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대부분의 글쓰기가 그렇지만 사람들이 잘 모르는 것이 있습니다. 아니 잘 모른다기 보다는 알긴 하지만 잘 안된다고 해야겠네요. 

 

그것은 바로 독자를 배려하는 것입니다. 소설이나 신문, 칼럼 같은 글만 독자가 있는 것이 아닙니다. 우리들이 쓰는 대부분의 글은 독자가 있는 글입니다. 그렇기에 독자가 누구인지 생각하고 독자가 원하는 것을 주어야합니다.

 

우리가 회사에서 쓰는 수많은 글들. 품의서, 기안서, 보고서 등의 문서들도 마찬가지 입니다.  모두 독자가 있고 그 독자는 해당문서를 통해 원하는 또는 얻고자 하는 정보가 있습니다. 

물론 작성자 역시 해당문서를 통해 얻고자 하는 목적이 있습니다. 품의서, 기안서, 보고서 등 모두 목적이 있습니다. 그것은 직장상사 또는 동료에게 동의를 얻어내거나 사실을 알리거나 또는 승인을 받고자 하는 목적일 것입니다. 

 

그렇기에 우리는 더욱 독자를 고려하고 배려하는 글쓰기를 해야하는 것입니다. 내가 원하는 목적을 얻으려면 독자가 나의 글에 집중을 하게 해야합니다. 또한 내가 원하는 바를 이룰수 있도록 동의 또는 승인 등의 행동을 하게 해야합니다.

 

지금부터 독자를 배려하고, 설득하는 보고서 작성법을 알려드리겠습니다.

 

보고서 작성법

1. 독자가 누구인가?

   내가 지금 작성하는 보고서의 독자는 누구일까요? 대부분의 문서의 독자는 상사일 것입니다. 하지만 여기서 그치지 말고 바로 위에 상사인지? 즉, 과장인지? 부장인지? 아니면 대표인지? 고민을 해보시면 좋겠습니다.  

 

   독자를 직장상사가 아닌 조금 더 세심하게 과장, 부장, 대표라고 설정하기만해도 보고서의 목적을 달성할 확률이 대폭 증가합니다.

 

2. 독자가 원하는 정보는 무엇인가?

   보고서는 내가 하고 싶은 말을 하는 것이 아닙니다. 독자가 듣고싶은 말을 해주어야 합니다. 위에서 정한 독자가 이 보고서를 통해 얻고자 하는 것이 무엇인지 생각해보시기 바랍니다. 그리고 그것을 중심으로 보고서를 작성해야 합니다. 독자가 원하는 정보를 알려줘야만 내가 원하는 목적을 얻을 수 있습니다.

3. 독자가 어떤 결정을 해야하는가?

   이 보고서를 읽고 독자는 어떤 행동을 해야할까요? 많은 분들이 정성을 들여 문서를 작성합니다. 그렇지만 상사의 입장에선 보고서를 읽은 다음 '그래서 어쩌라구?' 라고 하는 경우가 많습니다. 

 

   보고서나 다른 문서도 마찬가지 입니다. 단순히 보고내용만 적을 것이 아니라 독자가 결정을 내릴수 있도록 선택지를 제시하는 것이 중요합니다. 의외로 이부분을 놓치는 분들이 많습니다. 

4. 핵심내용을 간결하게 요약한다. 

   앞에서 말씀드린 '독자를 배려하는 3가지 요소'를 명심하시고 보고서 초안을 작성합니다. 서론부터 결론까지 후루룩하고 대략적으로 초안 작성을 먼저합니다.

 

   그리고 나서 보고서 제일 처음에 핵심내용을 요약합니다. 요약은 6하원칙에 맞춰서 5줄이내로 합니다. 독자는 이 요약문을 읽고 전체 보고서의 대략적인 내용을 숙지하게 됩니다. 내가 원하는 정보가 있는지? 내가 어떤 결정을 해야하는지? 예측을 하게 됩니다. 

 

5. 글의 배열은 두괄식, 개조식으로 작성한다.

   두괄식이란, 말의 핵심을 앞에 이야기 하는 것입니다. 개조식은 문장을 길게 나열하는 것이 아닌 번호를 붙여가며 중요한 요점을 나열하는 방식입니다.

 

   사람들은 미괄식을 좋아합니다. 대부분의 사람들은 말할때 뒷부분에 핵심내용을 이야기 합니다. 그렇지만 듣는사람은 그렇지 않습니다. 그러다보니 회의때 '결론부터 이야기해!'라는 지적을 받습니다. 

   문서작성도 마찬가지 입니다. 핵심문장을 앞에 놓고 그 근거가 되는 문장을 뒤에 배치해야합니다. 

6. 볼드와 괄호만 읽어도 말이 되게 한다.

   보고서의 분량이 많으면 독자는 읽기가 무서워집니다. 우리 대부분은 긴글을 잘 읽지 못합니다. 그렇기에 독자를 배려해야합니다.

 

   볼드(두껍게)와 괄호를 이용하여 문장에서 중요 키워드를 강조해줍니다. 볼드와 괄호만 읽어도 말이 되게 표시를 해주면 독자는 편하게 느낍니다. 독자의 마음이 편해야 내가 원하는 목적을 달성할 수 있습니다.

7. 표 또는 이미지를 활용한다.

   글씨만 가득한 보고서는 읽다가 지칩니다. 아무리 볼드와 괄호로 독자를 배려했다고 하더라도 글씨로 가득찬 보고서를 보면 숨이 막힙니다.

 

   이때 정리가 가능한 내용은 표로 표시를 해주면 아주 좋습니다. 그리고 이해를 돕기 위한 이미지를 넣는 것도 추천합니다. 

 

8. 핵심키워드, 카피를 이용한다.

   독자는 보고서를 읽다보면 다른 생각을 하게 됩니다. 작성자의 의도와 다른 생각을 하게되면 목적을 달성할 수 없게 될 수 있습니다.

 

   그래서 보고서 중간중간에 핵심키워드를 카피처럼 만들어서 넣어두면 좋습니다. 독자가 딴생각을 할 때쯤 작성자가 원하는 목적에 부합하는 이야기를 넣어주기를 추천드립니다.  

 

 

맺음말

여기까지 설득하는 보고서 작성법을 개략적으로 정리하여 드렸습니다. 물론 여기서 말씀드린 내용이 100% 정답은 아닙니다. 그리고 8가지 모두를 한 보고서에 반영할 필요는 없습니다. 하지만 상황에 맞춰 적어도 3가지 이상을 반영을 한다면 지금까지 보다는 조금더 성숙해진 보고서를 작성할 것이라 생각합니다. 

 

많은 분들께 도움이 되었으면 좋겠습니다.

 

덧. 해당글이 반응이 좋다면 추후엔 각 단계별로 조금 더 상세하게 작성을 해보도록 하겠습니다.

 

감사합니다.